Documentos legais
Termos do Comprador
As regras para quem abre processos de cotação na Cotana: homologação, responsabilidade pelos itens, segmentos, cancelamento, encerramento, verificação, avaliações e inatividade.
-
1.Quem pode usar como comprador
O acesso de comprador é dado a empresas homologadas pela Equipe Cotana. A homologação confere os dados da empresa (CNPJ, endereço, atividade) e o domínio de e-mail próprio, que todos os usuários da empresa precisam usar.
Cada usuário pertence a uma única empresa e tem um único papel. O login é feito por código enviado ao e-mail corporativo, e o domínio é conferido a cada acesso.
O que isso significa para você
Só entra quem a Equipe Cotana aprovou, com e-mail da própria empresa. Isso protege você de fornecedores e compradores de fachada.
-
2.Responsabilidade pelos itens e quantidades
O comprador é responsável pelos itens, descrições, unidades e quantidades do processo, inclusive quando eles vêm da leitura automática de um PDF ou da integração com o seu sistema. A Cotana sinaliza os itens com baixa confiança, mas a confirmação é sua.
Ajustes de quantidade feitos durante a conciliação ficam registrados no histórico do processo.
O que isso significa para você
A Cotana ajuda a ler e organizar, mas quem confirma o que está sendo comprado é você — e tudo o que muda fica registrado.
-
3.Regras de segmento
Cada empresa informa os segmentos em que compra e em que fornece. Uma empresa não pode abrir processo em segmento que ela mesma fornece. Quando houver motivo legítimo, é possível solicitar análise; a exceção aprovada fica registrada de forma permanente no cadastro e aparece no perfil público como uma linha neutra.
O que isso significa para você
Evitamos que um concorrente use a Cotana para descobrir preços de outros fornecedores do mesmo ramo.
-
4.Cancelamento com justificativa
O comprador pode cancelar um processo informando uma justificativa. Processos cancelados depois de receber propostas ficam registrados, com a justificativa e o número de propostas, em relatório interno da Equipe Cotana. Esse relatório não mostra valores.
O que isso significa para você
Pode cancelar, mas com motivo. Fornecedores investem tempo nas propostas, e cancelamentos recorrentes são acompanhados.
-
5.Encerramento automático
Depois de selecionado o vencedor, o processo é encerrado pelo comprador ou, se ele não o fizer, automaticamente em 32 horas corridas. O relógio fica pausado de sábado às 12h até segunda às 7h. A Cotana envia até três lembretes por e-mail, sempre em horário comercial.
O que isso significa para você
Ninguém fica esperando para sempre: o processo se encerra sozinho se você esquecer, e a Cotana avisa antes.
-
6.Código de verificação
O PDF do processo emitido pela Cotana traz um código de verificação único, que qualquer pessoa pode conferir em cotana.com.br/verificar. Ao trocar o vencedor, o código anterior é cancelado (e continua no histórico como cancelado) e um novo é emitido. Só uma versão fica ativa.
O que isso significa para você
Seu diretor, auditor ou cliente pode conferir se o documento é verdadeiro e se é a versão vigente.
-
7.Avaliações e reclamações
Após o encerramento, o comprador pode avaliar o fornecedor em atendimento, prazo, condições de pagamento e parceria, sem nota de preço. Reclamações e elogios são vinculados a um processo, dão direito a uma resposta pública da outra parte e podem ser mediados pela Equipe Cotana.
O que isso significa para você
Avalie com honestidade: as avaliações formam o ranking que ajuda toda a rede — e o outro lado sempre tem direito de resposta.
-
8.Inatividade
Usuários compradores que ficarem 90 dias sem acessar a Cotana passam para o estado inativo. No próximo acesso, a conta entra em reanálise e é reativada pelo administrador da empresa ou, se não houver, pela Equipe Cotana.
O que isso significa para você
Contas paradas são pausadas por segurança. Para voltar, basta a confirmação do administrador da sua empresa.
Dúvidas sobre este documento: [email protected]. Ao mudar estes termos, avisamos com antecedência por e-mail e pedimos novo aceite quando a mudança afetar seus direitos.